業務効率化を担う倉庫管理システム導入のメリットとは

ワザモノ編集部

2020-09-11

近年、IT業界の急速な発展で多数のシステムが構築されてきています。物流業界も例外ではなく、これまで主流だったアナログからデジタルに徐々に変化しています。物流業界のデジタル化が進んでいく中で、今回は業界内でも導入化が進んでいる倉庫管理システムについて紹介します。

 

倉庫管理システムとは

倉庫管理システムの仕組み

倉庫管理システムとは、在庫をシステム上で管理することで、在庫数などをパソコン(PC)やスマートフォン上で確認することが可能な仕組のことをいいます。

 

倉庫管理システムは別名「WMS」といい、英語ではwarehouse management systemと表記されます。WMSとはその頭文字だけを抜粋した呼び名です。

 

在庫を管理は、倉庫内で在庫になったり、欠品となったりしないようにきちんと管理を行うことが重要になりますが、倉庫管理システムを導入することで、PCやスマートフォン上で在庫を適正に管理することができるようになります。

 

元々は別の目的で開発されたシステムだった

倉庫管理システムは、1980年代にアメリカで始まりで、販売している商品が売れた段階で、情報を読み取り、POSと呼ばれ端末に情報を蓄積していくといった仕組みでした。

 

現在でもPOSはコンビニエンスストアやスーパーなどで導入されていて、商品に付いたバーコードをレジなどでスキャンすることで、瞬時にどの商品が売れたかが分かり、簡単な在庫管理を可能にしています。

 

一方で、POSには商品の情報を読み取るだけでなく、入庫と出荷の情報を記録できる入庫出庫記録も備わり、商品の管理ができるようになりました。

 

更に時代が経つにつれて販売する商品の品ぞろえが増えていくことで、上記のような機能の拡張が続き、最終的にはPOSと切り離した形の倉庫管理システムが開発されることになりました。

 

このように、元々は商品情報を蓄積するものとして開発されたシステムでしたが、時代に合った物流の実現や、現場のニーズから形を変えてたどり着いたのが、現在の「倉庫管理システム」というわけです。

 

倉庫管理システムの4つの機能

 

倉庫管理システムは「入庫」「出庫」「在庫」「棚卸」の4つの機能に分類されます。ここからは、それぞれの機能についてみていきましょう。

 

入庫

1つ目の入庫機能は自社で製造されたものから他社から購入して届けられたものまで、システム上で管理をすることができる仕組みです。

 

倉庫管理システムの入庫機能があるおかげで、一度に多くの商品が届けられたとしても一元管理することができ細かいミスを防ぐことができるようになります。

 

出庫

2つ目の出庫機能は、商品が購入された段階で出荷指示を行い、これをもとに実際の出荷がなされます。複数の出荷指示を確認することができるため、納品書や荷札といった書類を出力することの可能で、手作業での負担を軽減することも可能です。

 

在庫

3つ目は在庫機能です。現在、倉庫に商品がどれくらい保有されているかが分かり、商品の賞味期限や入荷日時といったものまで管理することができます。食料品には賞味期限があって、それを過ぎれば、廃棄してしなければならずコストがかかってしまいます。きちんと在庫を管理しておけば、古い商品から順に出荷することができるため、不良在庫を軽減することができます。

 

棚卸し

4つ目は棚卸しの機能です。お金の出入りを確認しながら、正確な在庫数などを定期的にチェックし、在庫管理に誤りがないかを確認します。商品の在庫数が少ない場合は時間はかかりませんが、扱っている商品数が多く、複数の倉庫を保有している場合では、大きなコストがかかります。倉庫管理システムがあることで、そのコストを軽減させることが可能です。

 

倉庫管理システムを導入する2つのメリット

最大のメリットは「業務効率化」

倉庫管理システムを導入する上で、最大のメリットとなるのは、業務効率化が図れるということになります。一般的な機能を備えた倉庫管理システムでは、商品のバーコードやQRコードを読み取ることで効率的な倉庫管理を実現します。

 

倉庫管理ステムを導入すれば、商品を手作業ではなく、専用端末でバーコードをスキャンするだけで情報を蓄積し、システムと連携することができます。手作業に比べて、誤った入力も減るため、在庫管理で生じるミスを未然に防止することが可能になります。

 

コスト削減も実現!

これまで在庫管理を紙に入力するといったアナログ対応だった場合に比べて、倉庫管理システムを導入するだけで紙にかかるコストが削減されるメリットもあります。また、紙での管理は膨大な資料のなかから目当てとなる資料を探すにも時間がかかります。倉庫管理システムでデジタル化しておけば、目当てとなる資料もすぐに見つけ出すことができ作業時間の短縮にもつながるのです。

 

さらに、ペーパーレス化は自社のコスト削減はもちろんですが、資源の無駄遣いも抑制することができるため、環境を考えた物流を築き上げていくことが可能です。

 

在庫情報の把握にも役立つ!

倉庫管理システムを導入しておくことで、システム上でデータを管理することになるため、担当者の移動や新しい作業員などが入ってきた場合もスムーズな引き継ぎや、在庫情報をすぐに把握することができます。

 

このように、在庫管理システムの導入にはさまざまなメリットがあります。

 

ただし、社内での倉庫管理システムの導入について、意思の統一化が図れていない場合には。特定の人だけが業務を担当するという属人的な業務になってしまうケースがあります。属人的な業務にならないように、複数人の担当者を割り当てし、社内で様式の統一を図ることなど、いかに上手に活用できるかもポイントとなってきます。

 

倉庫管理システム導入までのフロー

 

倉庫管理システムは業界や会社が違えば必要な内容が異なってくるため、しっかりと自社や業界の現在の問題点を分析する必要があります。

 

そのため、システム導入の第一段階としては、倉庫業務を行っている方々の提案を受ける前に、出荷指示までの工程を自社内でしっかりと分析し、会社全体での一連の流れを図式化し問題部分を確認しておくこと必要があります。

 

自社内の問題を社員全員で共有することができれば、あとはそれを解決するために必要最低限なシステムを構築するだけであり、必要な機能だけを導入して不要なコストを出さないようにすることが大切です。

 

つぎに、導入システムを決定していきます。

 

倉庫管理システムには下記の2つの種類に分けられることも、導入する前に知っておく必要があります。

 

  • オンプレミス型……自社専用に構築するタイプ
  • クラウド型……インターネット環境から利用できるタイプ

 

オンプレミス型はクラウド型よりも開発費用が掛かるため高価になりやすいですが、自社にあった最適なシステムを構築することができるため、導入のメリットは高いと言えます。

 

導入する倉庫管理システムが決まれば、現在、導入しているシステムとの相性や連携などの確認が必要です。

 

最後にテスト稼働を行いましょう。操作やシステムに問題が無いようであれば本稼動の日付を決め運用実施となります。

 

新たなシステム導入で業務の円滑化を実現するならニューウェイへご相談を!

 

倉庫管理システムは、数十年前までは導入すら検討されていませんでした。現在も手作業で業務を行ってきた会社はたくさんあります。さらに現在は労働人口の減少によって、物流業界は人手不足に陥っています。社内で物流を担ってきた人たちが、定年退職や退職することで業務に滞りを生じ、売り上げが低迷してしまった会社も数多く存在していると思います。

 

システム構築には費用がかかるため、これまで導入には及び腰だった企業も、近年問題となっている「働き方改革」などで、労働時間を抑え、生産性を向上することに注目が集まる中、システム構築の必要性が再認識されてきました。

 

働き方改革を含めて、物流におけるシステムなど抱えている問題は企業それぞれで異なりますが、もしこのようなお悩みを抱えているのであれば、ぜひニューウェイへご相談ください!

 

ニューウェイでは、お客様のお悩み解決のために倉庫管理システムの活用など、物流の根幹となる倉庫の見直しやコスト改善などをこれまで培ってきたノウハウをもとに、最適なソリューションをご提案しています。まずはお気軽にお問い合わせください。

 

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